Cuando tenemos pendiente una conferencia empresarial se quiere que todo salga a la perfección. Es por eso que te queremos dar una serie de consejos para que no descuides ni el más mínimo detalle, como puede ser el alquiler de gradas o el catering. Sigue nuestras recomendaciones y verás como todo sale a la perfección.
Objetivo del evento
Lo primordial es definir cuáles son los objetivos por los que te has planteado y vas realizar la conferencia. Para así ser conocedor de lo que pretendes lograr y una vez realizada, comparar si se ha logrado lo marcado y cuáles son los motivos de haber, o no, alcanzado tus metas.
Fecha
Se debe tener en cuenta cuando se realizará dicha conferencia. Ya que no cualquier día y hora son buenas.
Día
Definir el día a realizar en tarea difícil. Al igual que pasa cuando se quiere quedar con los amigos, que siempre hay alguien que no puede. Con las conferencias sucede lo mismo, se trata de buscar un día adecuado, donde los posibles interesados tengan libre y puedan asistir. Por eso desde IGM Escenarios consideramos que los fines de semana es la opción más razonable. Concretamente los sábados, ya que los domingos mucha gente quiere descansar y reunirse con la familia y amigos.
Hora
La hora no parece lo más importante a la hora de definir la conferencia. Pero realmente es una de las cosas que más importan, debido a que a nadie le apetecería asistir a una que se realiza un domingo a las 8 de la mañana. Por lo que es un factor muy importante a tener en cuenta. Las horas más adecuadas que recomendamos para una conferencia, son a partir de las 11 de la mañana. Y hasta las 7 de la tarde como tarde para el inicio.
Teniendo en cuenta que estas no deben prolongarse durante más de hora y media o dos horas. Porque empiezan a hacerse pesadas y el oyente pierde el interés.
Lugar
A la hora de definir el lugar se ha de tener en cuenta si se quiere realizar en un espacio cerrado o abierto. En el caso de los espacios cerrados, se necesitará realizar una reserva del local con meses de antelación. En el caso de espacios cerrados ocurre lo mismo, lo único que se tiene que pedir permiso al ayuntamiento y realizar el alquiler gradas para escenarios. Y el alquiler de tarimas y escenarios, dependiendo de las dimensiones de las que se vaya a realizar la conferencia.
Elementos imprescindibles
Hay elementos que no pueden faltar en una conferencia, ya que son parte fundamental de estos. A continuación os nombraremos alguno de estos:
Alquiler de gradas o asientos
La comodidad del oyente es un elemento importante. Si están en unos asientos cómodos, el nivel de atención será mayor y saldrán mejor informados y satisfechos de la conferencia.
Alquiler de tarimas
Cuando la conferencia se realiza en exteriores, acompañando al alquiler de gradas, es necesario el alquiler de tarimas y escenarios. Ya que si no los asistentes no pueden ver cómodamente el desarrollo de la conferencia.
Iluminación y proyector
Cuando se realiza en espacios cerrados, donde no hay luz solar para iluminar el lugar, se requerirá de luces que iluminen adecuadamente la sala, de forma que la visibilidad sea lo mejor posible. A poder ser de luz amarilla, con la finalidad de no molestar y cansar la vista de los asistentes. Además, es muy habitual el uso de proyectores, de forma que sea más visual y dinámica la conferencia.
Sonido
Lo primordial de las conferencias es escuchar del tema que se habla. Por eso una pieza clave es el sonido del que disponga la sala. Por eso la disposición de micrófonos y altavoces es requisito indispensable. Sobre todo si se trata de una gran sala donde la gente del fondo no pueda escuchar bien si no se dispone de estos.
Comida
En muchas ocasiones, las conferencias se realizan en horas donde aprieta el hambre. Es por eso que en ciertas salas ofrecen servicio de catering. Incluso si no ofrecen, puede ser recomendable contratar una empresa externa que se encargue de este servicio. De forma que se haga más amena y acogedora la estancia.
Ten en cuenta todos estos factores que pueden influir en la programación de tu conferencia y seguro que terminas sorprendiendo a tus asistentes. Recuerda que la mejor publicidad es la del boca a boca de tus clientes.