Comprar escenarios para ayuntamientos: qué valorar antes de invertir

Las fiestas patronales suelen ser el primer uso que viene a la cabeza, pero un escenario municipal puede aprovecharse mucho más. Conciertos, actos culturales, graduaciones, entregas de premios, actividades deportivas, campañas navideñas o eventos organizados por asociaciones locales forman parte de la programación habitual de muchos municipios.

Cuando estas actividades se repiten durante el año, depender siempre del alquiler puede limitar la disponibilidad y complicar la planificación. Por eso, algunos consistorios empiezan a plantearse la posibilidad de comprar escenarios para ayuntamientos y disponer de una estructura propia para distintos tipos de evento.

En IGM Escenarios, la línea de venta incluye escenarios cincados modulares, pensados para configurarse según el espacio disponible y las necesidades de cada proyecto.

La compra, aun así, no debería decidirse únicamente comparando presupuestos. Antes hay que definir qué actividades se celebrarán, qué superficie será necesaria, quién se ocupará del montaje y qué documentación deberá acompañar a la estructura.

¿Cuándo interesa comprar un escenario municipal?

La compra suele tener sentido cuando el ayuntamiento organiza eventos de manera recurrente y puede aprovechar la estructura en diferentes momentos del año.

No existe un número concreto de usos a partir del cual comprar sea siempre más rentable. Dependerá del coste de los alquileres, del tipo de montajes contratados, del transporte y de los recursos disponibles en el municipio.

Puede resultar interesante comprar escenarios para ayuntamientos cuando:

• Se celebran varias actividades al año.
• Los eventos suelen necesitar medidas parecidas.
• Hay dificultades para encontrar disponibilidad en determinadas fechas.
• El municipio dispone de un lugar adecuado para almacenar el material.
• Existe personal municipal o una empresa encargada del montaje.
• El escenario puede utilizarse en actividades de asociaciones y entidades locales.
• Se quiere reducir la dependencia de contrataciones puntuales.
• Se prevé mantener o ampliar la programación cultural.

La decisión no debería tomarse pensando únicamente en las próximas fiestas. Conviene revisar la programación de todo el año y calcular cuántas veces podría utilizarse realmente la estructura.

¿Para qué puede utilizarse un escenario propio?

Un escenario municipal puede utilizarse en actividades muy diferentes. Cuantos más usos tenga a lo largo del año, más fácil será aprovechar la inversión.

Entre los eventos más habituales se encuentran:

• Fiestas patronales.
• Conciertos y orquestas.
• Pregones.
• Actividades navideñas.
• Carnaval.
• Representaciones teatrales.
• Festivales escolares.
• Graduaciones.
• Entregas de premios.
• Actos institucionales.
• Eventos deportivos.
• Ferias y mercados.
• Jornadas culturales.
• Actividades organizadas por asociaciones.
• Presentaciones y campañas municipales.

Un municipio pequeño quizá no necesite una estructura de grandes dimensiones. En cambio, una localidad con una programación más intensa puede necesitar una configuración que permita pasar de un acto institucional a un concierto con varios músicos y equipos técnicos.

Ahí es donde la modularidad resulta especialmente útil.

Por qué elegir un escenario modular

Un escenario modular está formado por diferentes elementos que pueden combinarse para crear distintas superficies.

Esto permite que el ayuntamiento no quede limitado a una única medida. La estructura puede plantearse de una forma para un concierto y reducirse para una entrega de premios, una actividad cultural o un acto institucional.

En IGM Escenarios, el escenario cincado modular de venta está formado por módulos de 3,00 x 2,50 metros. La combinación de estos módulos permite crear diferentes configuraciones según el espacio disponible y el tipo de actividad.

Entre las ventajas de comprar un escenario modular para un ayuntamiento se encuentran:

• Adaptación a distintos eventos.
• Posibilidad de modificar la superficie.
• Aprovechamiento de los mismos módulos durante todo el año.
• Transporte y almacenamiento por partes.
• Posibilidad de ampliar la estructura en el futuro.
• Sustitución de componentes concretos cuando sea necesario.
• Uso en diferentes espacios municipales.

La configuración debe plantearse pensando en los usos reales del municipio. Comprar más módulos de los necesarios puede aumentar el coste y complicar el almacenamiento sin aportar una utilidad inmediata.

Analizar la programación antes de elegir las medidas

Las dimensiones no deberían decidirse tomando como referencia un único evento.

Puede que el concierto de las fiestas sea la actividad que más espacio necesita, pero el escenario también tendrá que funcionar en actos más pequeños. Una estructura demasiado grande puede resultar poco práctica en determinadas plazas, patios o recintos municipales.

Antes de comprar, conviene revisar la programación de los últimos años y hacerse algunas preguntas:

• ¿Qué eventos se repiten cada temporada?
• ¿Cuál es la actividad que necesita mayor superficie?
• ¿Cuántas personas utilizan normalmente el escenario?
• ¿Se instalan instrumentos y equipos técnicos?
• ¿Hay mobiliario, atriles o pantallas?
• ¿En qué espacios se realizan los montajes?
• ¿Cambian mucho las dimensiones disponibles según la ubicación?
• ¿Se prevé incorporar nuevas actividades en los próximos años?

A partir de esta información se puede definir una configuración principal y estudiar qué variaciones podrá ofrecer el escenario cincado modular según cada actividad.

Cómo calcular el tamaño del escenario

El número de participantes es importante, pero no es el único dato que hay que tener en cuenta.

En un concierto, buena parte de la plataforma puede quedar ocupada por instrumentos, amplificadores, monitores y otros equipos. En un acto institucional pueden necesitarse mesas, sillas, atriles, banderas o pantallas.

Para calcular las medidas conviene valorar:

• Personas que estarán sobre la plataforma.
• Instrumentos.
• Equipos de sonido.
• Equipos de iluminación.
• Mobiliario.
• Pantallas.
• Elementos decorativos.
• Espacios de paso.
• Entradas y salidas.
• Personal técnico.
• Posibles cambios durante el evento.

También es importante evitar que el escenario quede demasiado ajustado. Los participantes necesitan moverse con comodidad y los técnicos deben poder acceder a los equipos sin bloquear las zonas de paso.

Al comprar escenarios para ayuntamientos, conviene dejar cierto margen para que la estructura pueda responder a distintos tipos de acto.

La altura adecuada para cada actividad

La altura influye en la visibilidad del público, pero también condiciona los accesos y la configuración general del escenario.

En una plaza con muchos asistentes puede ser necesario elevar más la plataforma. En una actividad pequeña, celebrada cerca del público, puede resultar más práctica una altura menor.

El escenario cincado modular de IGM puede regularse entre 1,25 y 1,80 metros de altura.

Para elegir la altura conviene valorar:

• El aforo previsto.
• La distancia hasta el público.
• La distribución de los asistentes.
• La presencia de desniveles.
• El tipo de actividad.
• Los accesos necesarios.
• El espacio disponible para escaleras y rampas.
• Las características del recinto.

La altura debe definirse junto con el resto de la estructura, ya que puede afectar a los accesos y a los sistemas de protección.

Capacidad de carga del escenario

La capacidad de carga indica el peso que puede soportar la estructura por metro cuadrado.

En algunos actos puede haber pocas personas sobre el escenario, pero también deben tenerse en cuenta instrumentos, altavoces, pantallas, mobiliario y otros equipos técnicos.

Según las características técnicas indicadas por IGM, el escenario cincado modular soporta hasta 750 kilos por metro cuadrado.

Antes de la compra, el ayuntamiento debería explicar cuáles serán los usos más exigentes previstos. No conviene elegir la estructura pensando únicamente en las actividades más sencillas.

La capacidad de carga debe aparecer claramente en la documentación técnica y respetarse en cada montaje.

Materiales preparados para un uso continuado

Un escenario municipal puede utilizarse muchas veces al año y en espacios diferentes. Esto implica montajes, desmontajes, transporte y periodos de almacenamiento.

Además, una parte importante de la programación municipal se desarrolla al aire libre.

El escenario cincado modular de IGM cuenta con una estructura de acero cincado. Las plataformas son de madera protegida, tienen un grosor de 15 milímetros y presentan propiedades antideslizantes, hidrófugas e ignífugas.

Antes de comprar conviene conocer:

• Los materiales de la estructura.
• El tratamiento de las plataformas.
• Las condiciones de uso.
• El mantenimiento recomendado.
• La forma correcta de limpieza.
• Las condiciones de almacenamiento.
• La posibilidad de sustituir componentes.
• Las revisiones recomendadas.

La vida útil del escenario no dependerá únicamente de los materiales. También influirá cómo se monte, se transporte, se revise y se almacene después de cada uso.

Barandillas y protección perimetral

Las zonas laterales y posteriores del escenario pueden necesitar protección según las dimensiones, la altura y los puntos de acceso.

El escenario cincado modular de IGM puede incorporar barandillas perimetrales de seguridad adaptadas a la configuración prevista.

Para definirlas correctamente conviene pensar en:

• La ubicación de las escaleras.
• La posible incorporación de rampas.
• Los recorridos de artistas y técnicos.
• Las zonas de carga de equipos.
• Los cambios entre actividades.
• Las partes que deben permanecer protegidas.
• La distribución de los accesos.

Las barandillas no deberían plantearse una vez decidido el resto de la estructura. Conviene definirlas desde el principio como parte de la configuración general.

Escaleras y rampas de acceso

Un escenario municipal puede ser utilizado por músicos, escolares, autoridades, asociaciones, técnicos o participantes en actividades deportivas.

Una única escalera puede funcionar en un acto pequeño, pero resultar insuficiente cuando muchas personas tienen que entrar y salir en poco tiempo.

También puede ser necesaria una rampa para facilitar el acceso de personas con movilidad reducida o el movimiento de determinados equipos.

Antes de cerrar la configuración conviene decidir:

• Cuántos accesos serán necesarios.
• En qué lados se colocarán.
• Quién utilizará cada acceso.
• Si se subirán instrumentos o equipos pesados.
• Si participarán menores.
• Qué espacio existe alrededor.
• Cómo se organizarán las entradas y salidas.
• Qué necesidades de accesibilidad tiene el montaje.

Los accesos deben definirse según los usos reales del municipio y formar parte de la configuración desde el principio.

Almacenamiento del escenario

Este es uno de los aspectos que a veces se deja para el final, pero conviene pensarlo antes de realizar la compra.

El ayuntamiento debe disponer de un espacio adecuado para guardar todos los componentes. El material no debería permanecer expuesto a la intemperie ni almacenarse de cualquier forma.

Conviene revisar:

• Cuánto espacio ocuparán los módulos.
• Cómo se guardarán las plataformas.
• Dónde se almacenarán las barandillas y los accesos.
• Si el lugar está protegido frente a la humedad.
• Cómo entrarán y saldrán los vehículos.
• Quién controlará el inventario.
• Cómo se evitarán golpes o deformaciones.
• Si será necesario utilizar carros o soportes.

Un buen almacenamiento facilita los siguientes montajes y ayuda a mantener todas las piezas localizadas y en buenas condiciones.

Transporte entre espacios municipales

No todos los eventos se celebran en el mismo lugar.

El escenario puede instalarse en la plaza principal durante las fiestas, trasladarse después a una instalación deportiva y utilizarse más adelante en un centro cultural o recinto ferial.

Por eso, antes de comprar conviene pensar también en cómo se transportará.

El ayuntamiento debería valorar:

• El vehículo disponible.
• El peso y volumen de las piezas.
• El acceso a los diferentes recintos.
• El personal necesario.
• Los elementos de sujeción.
• La forma de carga y descarga.
• El tiempo previsto para cada traslado.
• La protección de las plataformas.

Una estructura modular facilita el transporte por elementos, pero sigue siendo necesario organizar bien la logística.

Quién realizará el montaje

Disponer de un escenario propio también implica asumir su gestión.

El ayuntamiento debe definir quién se ocupará del montaje, desmontaje y revisión del material. Puede hacerlo personal municipal, una empresa externa o un equipo especializado contratado para determinados eventos.

Antes de la compra conviene aclarar:

• Cuántas personas requiere el montaje.
• Qué formación necesitan.
• Qué herramientas deben utilizarse.
• Cuánto tiempo requiere la instalación.
• Quién supervisará el proceso.
• Cómo se comprobará la estructura antes de cada uso.
• Qué documentación deberá consultarse.
• Cómo se registrarán posibles incidencias.

Tener el escenario almacenado no significa que pueda montarlo cualquier persona sin instrucciones. La estructura debe instalarse siguiendo siempre las indicaciones técnicas correspondientes.

Formación e instrucciones de montaje

Cuando un ayuntamiento compra un escenario, conviene saber qué información recibirá para utilizarlo correctamente.

Las instrucciones deberían permitir identificar las piezas, conocer el proceso de montaje y revisar los distintos elementos antes de cada uso.

Si este servicio forma parte de la propuesta, un primer montaje acompañado puede ayudar al personal encargado a familiarizarse con el sistema.

Antes de aceptar el presupuesto conviene confirmar:

• Qué documentación se entregará.
• Si se incluyen instrucciones de montaje.
• Si existe formación inicial.
• Si se contempla un primer montaje.
• Cómo se resuelven dudas posteriores.
• Qué mantenimiento debe realizarse.
• Qué revisiones se recomiendan.

Este acompañamiento puede facilitar bastante los primeros usos del escenario.

Documentación técnica para la compra de un escenario municipal

En una compra pública, la documentación puede tener tanto peso como las propias características de la estructura.

Antes de formalizar la adquisición conviene comprobar qué documentación se entregará con el escenario y cuáles son las características técnicas que quedan recogidas en ella.

Entre los datos que puede necesitar un ayuntamiento se encuentran:

• Ficha técnica.
• Materiales de fabricación.
• Capacidad de carga.
• Medidas de los módulos.
• Alturas disponibles.
• Sistemas de seguridad.
• Instrucciones de montaje.
• Recomendaciones de mantenimiento.
• Certificaciones aplicables.
• Condiciones de garantía.
• Información sobre transporte y entrega.

La documentación concreta debe revisarse para cada producto y propuesta. No conviene dar por hecho que todos los presupuestos incluyen exactamente lo mismo.

Cómo plantear una licitación para comprar un escenario

Cuando la compra se realiza mediante licitación, conviene definir con claridad qué necesita realmente el municipio.

Un pliego demasiado general puede dar lugar a propuestas muy diferentes entre sí y difíciles de comparar. Al mismo tiempo, añadir características que no responden a una necesidad real puede complicar innecesariamente la contratación.

Antes de preparar el expediente conviene definir:

• Uso previsto.
• Dimensiones necesarias.
• Posibles configuraciones.
• Altura.
• Capacidad de carga.
• Materiales.
• Sistemas de protección.
• Escaleras y rampas.
• Elementos complementarios.
• Documentación técnica.
• Plazo de entrega.
• Lugar de suministro.
• Formación, si se necesita.
• Montaje inicial, si procede.
• Garantía.
• Servicio posterior.

El pliego debería recoger con claridad las necesidades técnicas y funcionales del municipio para facilitar la comparación entre las distintas propuestas.

Qué comparar entre distintas ofertas

El precio importa, pero no debería ser el único elemento que se revise.

Dos propuestas con importes similares pueden incluir configuraciones y servicios muy distintos. Una puede contemplar transporte o formación y otra limitarse únicamente al suministro de la estructura.

Al comparar ofertas conviene revisar:

• Superficie total.
• Número y tamaño de los módulos.
• Alturas disponibles.
• Materiales.
• Capacidad de carga.
• Accesos incluidos.
• Sistemas de protección.
• Transporte.
• Descarga.
• Montaje inicial.
• Formación.
• Documentación.
• Garantía.
• Plazo de entrega.
• Posibilidad de ampliar la estructura.
• Servicio posventa.

Comparar únicamente el importe puede hacer que algunos costes aparezcan más adelante, cuando la compra ya está planteada.

¿Cuánto cuesta comprar un escenario para un ayuntamiento?

No existe un precio único porque cada municipio puede necesitar una configuración diferente.

El presupuesto dependerá de factores como:

• Las dimensiones.
• El número de módulos.
• La altura.
• Los materiales.
• La capacidad de carga.
• Los sistemas de protección.
• Las escaleras.
• Las rampas.
• Los accesorios.
• El transporte.
• La formación, si se incluye.
• El montaje inicial, si forma parte de la propuesta.
• La ubicación de entrega.
• Los elementos complementarios necesarios.

Para conocer cuánto cuesta comprar escenarios para ayuntamientos, es necesario explicar qué actividades se organizan y cómo se espera utilizar la estructura.

Un presupuesto aparentemente más económico puede no incluir accesos, transporte u otros elementos que después resulten necesarios. Por eso conviene comparar qué incluye realmente cada propuesta, además del precio final.

Compra o alquiler: qué opción encaja mejor

Aunque la compra puede resultar interesante, no siempre será la mejor solución.

El alquiler sigue teniendo sentido cuando el uso es muy puntual, no existe espacio de almacenamiento o el municipio necesita configuraciones muy diferentes en cada evento.

La compra puede encajar mejor cuando:

• El escenario se utiliza con frecuencia.
• Existe una programación estable durante el año.
• Se dispone de un espacio adecuado para almacenarlo.
• Hay medios para transportarlo entre distintos recintos.
• Puede organizarse el montaje y desmontaje.
• Se repiten medidas o configuraciones parecidas.
• La estructura se utilizará en varios espacios municipales.
• Se quiere disponer de ella en fechas de alta demanda.

En algunos casos, ambas opciones pueden convivir. El ayuntamiento puede contar con una estructura propia para los actos habituales y recurrir al alquiler cuando necesite un escenario de mayor tamaño o una configuración distinta.

Antes de comprar escenarios para ayuntamientos, conviene valorar el uso real que tendrá la estructura durante todo el año y no solo en una fecha concreta.

Información necesaria para solicitar presupuesto

Antes de solicitar un presupuesto, el ayuntamiento puede preparar algunos datos básicos sobre el uso previsto del escenario.

Entre ellos:

• Tipo de programación municipal.
• Eventos en los que se utilizará.
• Medidas aproximadas.
• Número de personas sobre la plataforma.
• Equipos técnicos habituales.
• Altura necesaria.
• Necesidad de escaleras y rampas.
• Espacios donde se realizarán los montajes.
• Lugar disponible para almacenamiento.
• Medios de transporte.
• Personal encargado del montaje.
• Fecha aproximada de entrega.
• Documentación requerida.
• Necesidad de formación o montaje inicial.
• Posibilidad de ampliar la estructura en el futuro.

Preguntas frecuentes sobre la compra de escenarios para ayuntamientos

Una estructura pensada para la programación municipal

Comprar un escenario para un ayuntamiento puede ser una inversión útil cuando existe una programación frecuente y se dispone de medios para gestionar la estructura.

La elección debe tener en cuenta los eventos, las medidas, la seguridad, el almacenamiento, el transporte y la documentación técnica. No se trata solo de comprar una plataforma, sino de incorporar un equipamiento que tendrá que funcionar en actividades muy diferentes.

En IGM Escenarios fabricamos escenarios modulares a medida para ayuntamientos y administraciones de toda España.

Cuéntanos qué eventos organiza el municipio, dónde se instalará la estructura y qué configuraciones necesita. Estudiaremos el proyecto y prepararemos una propuesta adaptada a su programación.